Organisaties steken ongelofelijk veel tijd in beleid, processen en plannen. Maar opvallend weinig in de vraag die er écht toe doet: begrijpt iedereen wat hier staat? Terwijl we weten dat zo’n 1,3 miljoen Nederlanders laaggeletterd zijn, blijven memo’s, nieuwsbrieven en beleidsstukken gevuld met jargon, afkortingen en taal die mijlenver van de praktijk afstaat.
En het gevolg? Medewerkers krijgen documenten die ze niet goed kunnen lezen.
Niet volledig begrijpen. Of simpelweg naast zich neerleggen.
Niet uit onwil, maar uit onzekerheid. Uit schaamte. Of omdat de taal niet past bij hun dagelijkse realiteit.
Waarom we de echte vraag soms inslikken en (helaas) anders vertellen
Een OR is de antenne van de organisatie. Daar komen collega’s naartoe met vragen, twijfels, onbegrijpelijke brieven of updates die ze niet durven te bespreken in het MT-overleg.
Dat geeft de OR een unieke positie.
Een OR kan vragen stellen die anderen overslaan:
Is dit begrijpelijk voor alle medewerkers?
Past dit onderwerp wel bij een lange tekst, of kan het in een schema, infographic of korte video?
Zijn al die afkortingen écht nodig?
Heldere communicatie gaat over meer dan informeren. Het gaat over veiligheid, waardigheid en betrokkenheid. Als je begrijpt wat er speelt, kun je meedoen. En wie mee kan doen, voelt zich gezien.
Communicatie is cultuur
Jargon is geen teken van professionaliteit. Het is vaak een teken van afstand. Organisaties die kiezen voor duidelijke, eenvoudige taal laten zien: “Wij nemen onze mensen serieus.”
Communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Het is een brug.
En die brug moet voor iedereen begaanbaar zijn.
Cultuur van vrijmoedigheid
Het lijkt misschien een klein detail, maar het stellen van die simpele vragen kan het verschil maken tussen een organisatie die stil blijft staan en een die blijft groeien. Een cultuur van openheid is de voedingsbodem voor dit soort vragen. Daar moet de stagiair net zo goed een kritische vraag kunnen stellen als de CEO. Niet alleen over producten of processen, maar ook over patronen die onveiligheid in stand houden, of gedrag dat niemand durft aan te kaarten.
Domme vragen stellen zorgt voor meer plezier, omdat processen beter op elkaar zijn afgestemd. Vrijmoedig spreken houdt organisaties gezond én in beweging!
Twee tips:
1. Test belangrijke documenten bij drie willekeurige medewerkers.
Vraag of ze de kern in één zin kunnen samenvatten. Als dat niet lukt, moet de tekst terug naar de tekentafel.
2. Schrap 30 procent van de woorden.
Het doet soms pijn aan de schrijver, maar de lezer zegt: “Dankjewel.”
Eén valkuil: Denken dat eenvoud iets afdoet aan professionaliteit.
Het tegendeel is waar: helderheid is een teken van vakmanschap.
Idee voor een video of werkvorm
- Kopieer een bladzijde uit een document.
- Vat het samen in één alinea.
- Maak daarna een visual.
- En sluit af met een stiftgedicht: woorden zwartmaken totdat er één krachtige zin overblijft.
Ik gebruik deze werkvorm regelmatig. En elke keer gebeurt hetzelfde:
mensen ontdekken hoeveel ruis er eigenlijk in hun teksten zat.
En hoeveel rust er ontstaat zodra je communiceert zoals mensen écht lezen.