AGENDA: 8 tips: Effectiever

In de komende 9 dagen zal ik u per dag door deze agenda leiden waardoor u handvaten krijgt over het effectiever vergaderen. De tips en trucs komen uit jarenlange ervaring in het werken in teams als ondernemingsraden, jeugdhulpverlening en het begeleiden van organisaties in het effectiever vergaderen.

Agenda Onderwerp Inhoud
0 Voorbereiding Doel: Betere voorbereiding maakt vergaderingen effectiever, korter en energieker.Belangrijk hierbij is dat de tijd die een ieder investeert in het voorbereiden van een vergadering, terug verdiend wordt in de duur van de vergadering of het aantal keren dat een onderwerp op de agenda staat. Dat geldt voor het samenstellen van de vergadering als het inhoudelijk bespreken of besluiten. Als je een vergadering goed wilt voorbereiden dan kost dat 1 tot 2x de vergadertijd zelf. En dan bedoel ik

  • Bepalen welke onderwerpen op de agenda komen en de volgorde hiervan
  • Zelf bepalen of en welke bijdrage jezelf per onderwerp wilt leveren
  • De actielijst doornemen en je eigen acties afhebben of weten wat de stand van zaken is en waarom.
  • Notulen doornemen op tekstuele fouten (vooraf doorgeven aan secretaris) en op stand van zaken.
  • Nadenken over mededelingen en rondvraag
  • Leesmateriaal doorgenomen hebben, nieuwe informatie beschikbaar voor deelnemers

Opdracht:

  • Gebruik ook eens een ander middel, bijvoorbeeld video, om zaken voor te bereiden
  • Zet vooraf helder in de agenda welke informatie je minimaal wil dat deelnemers hebben gelezen, dus           geen ruimte in de vergadering geven.
  • Als je (lees)ruimte creëert laat dit van te voren dan weten.
1 Aanwezigheid
2 Agendapunten blijven staan
3 Volgorde Agenda
4 Sociale aspect
5 Besluitvorming
6 Chaos tijdens bespreking
7 Notulen
8 Uitnodiging deskundigen
slot Meer weten