Effectief vergaderen deel 4

De meeste agenda’s kennen een vaste structuur van opening / notulen bespreken / mededelingen / onderwerp / rondvraag / sluiten. Deelnemers hebben vaak in het begin van een vergadering veel energie. En op het einde heeft men haast en bekijkt men eerder of men iets wil zeggen of niet. De conclusie is dan dat de meeste energie zit bij het bespreken van de notulen en de mededelingen, dus die duren dan langer.

Er zit een verschil in het bespreken van een inhoudelijk zwaar onderwerp (veel emoties of complex) en een makkelijk onderwerp (eenvoud en weinig emoties). Het is goed om deze onderwerpen af te wisselen in uw agenda. Anders verdwijnt de energie uit een vergadering.

In een vergadering kent men de afwisseling van besluitvorming, oordeelsvorming en beeldvorming. Alle drie kennen een andere energie en tijdsbesteding (grofweg 10% / 30 % 60%). Zorg dat u dit ook afwisselen dop de agenda plaatst.

Opdracht:

• Verander de agenda in volgorde.
• Hang alle agendapunten in de ruimte en laat deelnemers eerst per agendapunt al reageren (post-its) op basis van informatie en mening/oordeel