Agenda Onderwerp Inhoud
0 Voorbereiding https://www.stefsoons.nl/effectief-vergaderen-deel-1/
1 Aanwezigheid https://www.stefsoons.nl/effectief-vergaderen-deel-2/
2 Agendapunten blijven staan https://www.stefsoons.nl/effectief-vergaderen-deel-3/
3 Volgorde Agenda https://www.stefsoons.nl/effectief-vergaderen-deel-4/
4 Sociale aspect https://www.stefsoons.nl/effectief-vergaderen-deel-5/
5 Besluitvorming https://www.stefsoons.nl/effectief-vergaderen-deel-6/
6 Chaos tijdens bespreking Het door elkaar heen spreken of het door elkaar heen bespreken van diverse onderwerpen is niet effectief. Zie Loesje foto. Het bespreken van een onderwerp kent diverse fases. Als deze door elkaar heen lopen wordt het vergaderen ineffectief en lang. Een bekend systeem is het BOB model (beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming). Daarnaast kent een onderwerp zowel een proces, een procedure en een inhoudelijk deel.Het is goed om 1 of meer mensen aan te wijzen die de vergadering regisseren op deze onderdeel. Dus die doen inhoudelijk even niet mee.

Men kan in deze denken aan de voorzitter of hoogst geplaatste (teamleider, manager). Maar ik zou een pleidooi houden om dit te laten doen door iemand die hier competent voor is. En het mag per agendapunt veranderen.

Daarnaast is iedereen verantwoordelijk voor een ordelijk verloop van een vergadering. Om deze eigen rol makkelijker te maken is een goed gestructureerde agenda (onderwerp, doel, woordvoerders, inhoud, tijdschema e.d.) erg handig.

Spreek elkaar ook aan op gedrag wat de chaos vergroot of juist de structuur versterkt.

Opdracht:

  • Wissel de functie van voorzitter op basis van competenties of ontwikkel behoefte
  • Visueel bekend maken in welke fase de vergadering zit. Aandacht en vragen als je wisselt van fase
  • Zorg dat u bij inzetten van een nieuwe vergadervorm of gewenst gedragsverandering in een vergadering(we gaan het vanaf nu anders doen) in de agenda altijd inruimt voor evaluatie. Deze is dan even belangrijker dan inhoudelijke onderwerpen.
7 Notulen
8 Uitnodiging deskundigen
slot Meer weten