Om medezeggenschap op een zo hoog mogelijk niveau te brengen is het noodzakelijk dat de leden van de Raad ook faciliteiten krijgen. In diverse wetgevingen zoals de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorg (WMCZ) of de Wet medezeggenschap op scholen (WMS) staat in diverse artikelen beschreven waar men recht op heeft. Zowel in uren als faciliteiten zoals ondersteuning van een (ambtelijke)secretaris, ruimte voor vergaderingen, middelen voor het benaderen van de medewerkers/cliënten en zaken als een laptop e.d.

In basis staat het fijn beschreven en er staat vaak nog bij dat mocht de Raad het nodig achten meer nodig te hebben dat daarvoor de ruimte moet zijn, mits goed beargumenteert.

En toch hoor ik vaak dat leden van de Raad te weinig tijd krijgen of vooral eigen tijd investeren in het Raadswerk. Soms onderbouwt met de argumenten van een Bestuurder dat je als lid er ook veel van leert dus het Raadwerk is ook een investering in je zelf.

Maar als ik de leden vraag naar de regels rondom faciliteiten dan weet men het ook vaak niet.

Wat te doen:

• Lees de wet, die op jouw van toepassing is, door om te zien wat er instaat.
• Lees eventuele andere documenten zoals een reglement waarin ook afspraken kunnen staan die invloed hebben op de faciliteiten.
• Bepaal hoe vaak je als Raad wilt vergaderen. Nogmaals vaak is dit al vastgelegd in een regelement maar misschien wil je het nu anders.
• Bekijk wat voor de meeste werknemers en Bestuurder als normale faciliteiten wordt beschouwd. In de meeste organisaties is het gebruik van een laptop of tablet ingeburgerd. Dus daar mag je als lid ook op rekenen. Zijn er personen die aan ieder mogen mailen? Zo ja dan mag je als Raad ook deze ruimte opeisen. Ga in overleg met ICT hoe dit het beste in te richten.
• Maak een berekening per jaar.

Berekening voorbeeld voor ondernemingsraden:

Een OR vergadert 6x per jaar met de bestuurder en de vergadering duurt 2 uur           = 12 uur.

De OR vergadert zelf 10x per jaar 3 uur                                                                                    = 30 uur

Men heeft recht op uren voor het OR-werk  (WOR)                                                               = 60 uur

= 102 uur

102 uur gedeeld door 12 maanden is 8,5 uur per maand. Of rekening houdend, dat de OR ook vakantiedagen heeft en dus geen 52 weken per jaar werkt, maar zeg 48 weken, 2 uur per week.

Ik heb de scholing bewust er niet bij gerekend omdat deze vaak als extra dagen worden ingepland en niet als een wekelijkse compensatie.

Formeel vastleggen of informeel invullen:

Ik had laatst een bedrijf waarin de bestuurder moeite had met het vastleggen van zo’n een compensatie per week. De bestuurder was meer van het principe: als jij het nodig hebt dan neem je de uren en regel je dit met je leidinggevende. Echter leden van de Raad ondervonden dat dit soms erg lastig was om het zo in te vullen en wilde graag een formele regeling van x-uren per week.

Moet je nu de uren voor het Raadswerk formeel vastleggen of juist niet:

Het is moeilijk om daar een eenduidig antwoord op te zeggen. Het heeft te maken met de cultuur en dynamiek in een organisatie. In basis is helderheid misschien wel een goede raadgeving. Helderheid in de zin dat iedereen weet dat als je in de Raad zit, je een bepaald aantal uren gecompenseerd of uitbetaald krijgt. Of in het geval van een cliëntenraad hoeveel tijd men verwacht dat je investeert. De andere kant mag je verwachten dat leden verantwoord met de uren omgaan dus niet zomaar bij elkaar zitten.

Aan de andere kant mag je van een Bestuurder verwachten dat hij de boodschap uitstraalt dat het Raads-werk belangrijk is en dat hij aanspreekbaar is op het feit dat er binnen zijn of haar organisatie werknemers of vrijwilligers zijn die tijd en ruimte nodig hebben om het werk als Raad goed te kunnen doen. Van een bestuurder mag verwacht worden dat hij of zij dan de betreffende leidinggevende of manager aanspreekt mocht dit niet goed gebeuren.

 Tips

• Bepaal als Raad wat je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Omschrijf ook de meerwaarde die je als Raad hebt of wilt verkrijgen.
• Bespreek met de Bestuurder af hoe je met de uren omgaat. Vastleggen of onderling regelen.
• Spreek je leidinggevende aan en vraag eventueel de voorzitter van de Raad om hierbij aan te sluiten. Als vrijwilliger spreek je de manager van een locatie aan.
• Als voorzitter spreek je de Bestuurder aan als het niet goed gaat en bekijk je samen hoe het anders kan.
• Weet waar je rechten zijn maar gebruik deze niet als basis in het gesprek. Het begint met een dialoog met de Bestuurder. Hoe kijkt deze tegen medezeggenschap en de meerwaarde van de Raad en hoe ziet de Raad dit zelf. Eventueel met ondersteuning van de werknemers/cliënten.