Nog niet zo lang geleden leidde ik een training met een ondernemingsraad bestaande uit 21 mensen. Een van de onderwerpen was hun vergadering en het trage besluitvormingsproces.

Uiteraard kwam dit in de training naar voren. Je zou kunnen stellen dat je met 21 of meer mensen niet kan vergaderen. Sterker er zijn onderzoeken die dit aantal beperken tot 9 wil het efficiënt blijven.

Volgens mij gaat het niet zozeer over het aantal aanwezige maar wel over het aantal mensen die zich inhoudelijk willen bemoeien met het onderwerp. Die moet je beperken tot minder dan 11. En dat kan ook.

  1. Vraag jezelf als deelnemer af of je echt aan de inhoud moet deelnemen. Wellicht kun je bijdrage effectiever zijn door niet inhoudelijk met de zaak bezig te houden. Neem de rol van een technisch voorzitter, een tijdsbewaker op je. Of zorg voor visualisatie van wat er gezegd wordt. Als je en geen inhoud en geen rol wilt / kunt aannemen verlaat dan even de vergadering. Op deze manier zijn er wel 21 mensen aanwezig maar inhoudelijk maar een aantal mensen. De rest is actief aanwezig op een andere manier.
  2. Ik kan me voorstellen dat je graag de informatie wilt weten en dat je bijdrage dan ook meer vragend onderzoekend is. Wellicht ligt daar ook je grootste talent. Of ben je erg goed in het snel opzoeken van informatie en het vertalen van onderzoeksresultaten. Maar wellicht ben je specialist op dit gebied dan is je rol weer anders. Misschien is je rol om het straks in details te kunnen bespreken en komt jou rol pas later in het proces aan de beurt. Door kritisch te kijken wanneer jouw rol het beste past in het proces zal een ieder in het gehele proces meedoen. Maar per onderdeel of in het tijdspad slechts een deel en daarmee de efficiëntie verhogen.
  3. Om te voorkomen dat 21 mensen tegelijkertijd informatie willen geven, deel de groep in subgroepen. Laat daar een eerste vergaderproces gebeuren. Zorg voor een goede terugkoppeling en ga dan verder. Het is handig om dan ook met woordvoerders te praten die, als ze even een back-up willen hebben, dit niet in de hele vergadering doen maar even in het subgroepje. Zo vergader je eigenlijk met 5 of 6 personen.

Kortom. Met een grote groep vergaderen het is te doen. Maar niet met z’n allen tegelijkertijd.

Net als een team heeft iedereen een rol op een bepaald moment.